Aanbesteding van telecomvoorzieningen 

Introductie

De techniek schrijdt voort en creëert nieuwe mogelijkheden. Dat geldt ook voor een middelgrote gemeente, waar we actief zijn. Als gevolg van groei, nieuwbouw van gemeentelijke locaties en nieuwe inzichten in de manier van werken is in het recente verleden een vernieuwingstraject opgestart. Met dit traject werd een innovatieve manier van werken geïntroduceerd en werden de technologische voorzieningen daarop aangepast. Voor dat laatste werd Intertec Consultancy ingeschakeld. 

Situatieschets

Door groei, verhuizingen, herhuisvesting etcetera beschikte de gemeente over diverse locaties, waar gemeente-ambtenaren hun werkzaamheden verrichten. Dit kwam de onderlinge communicatie en de bereikbaarheid door de burgers in de gemeente niet ten goede. Besloten werd om zoveel mogelijk medewerkers op één locatie te huisvesten en daarvoor nieuwbouw te plegen. In die nieuwbouwlocatie worden dan tegelijk een nieuw, modern telefoniesysteem en datanetwerk aangelegd en alle overblijvende locaties worden daarop aangesloten. Dat was het plan

De opstart

Op basis van de geschetste situatie werd door ons de gewenste aanpak besproken met de verantwoordelijken binnen de gemeente. De conclusie was dat een visie ontwikkeld moest worden op het gebied van bereikbaarheid en ICT-voorzieningen daarbij en dat een aanbestedingstraject gestart zou worden. De aanbesteding had betrekking op het interne datanetwerk, het bedrijfstelefonie systeem en de leverancier van zowel de vaste als de mobiele “telefoontikken”. Gestart werd met de inventarisatie van de huidige situatie. De aanwezige voorzieningen en functionaliteiten werden verzameld en beoordeeld.  Vervolgens werden de functionele en technische eisen en wensen, die gesteld worden, opgesteld. Hierbij wordt door Intertec Consultancy standaard gebruik gemaakt van een referentiemodel. Op basis van dit referentiemodel wordt de organisatie en de eindgebruiker de mogelijkheden voorgelegd, waaruit een keuze kan worden gemaakt. Ook de consequenties van de innovatieve manier van werken werden in de eisen en wensen opgenomen. 

Aanbesteding

Dit resulteerde in een aanbestedingsdocument, waarin de gewenste voorzieningen worden omschreven, zowel functioneel als technisch. Ook werden de beheer- en onderhoudstaken toegelicht en de daarvoor benodigde organisatie beschreven. Aangezien de gemeente voorheen het beheer en onderhoud van de telefonievoorzieningen volledig had uitbesteed, betekende dit ook een relevante aanpassing van de organisatie. Op basis van het aanbestedingsdocument en in samenwerking met de afdelingen inkoop en juridische zaken is de aanbesteding, selectie en contractvorming verzorgd, waarna tot realisatie door de leveranciers van de voorzieningen kon worden overgegaan.  

Inrichten beheer

Parallel aan de realisatie en installatie van alle voorzieningen is door ons samen met de gemeente de beheerorganisatie vorm gegeven. De organisatiestructuur is daarvoor uitgewerkt, functies beschreven en ingevuld met (nieuwe) medewerkers, procedures zijn opgesteld, service levels overeengekomen. 

Het resultaat

Een moderne telecommunicatie omgeving, waarin de medewerkers van de gemeente hun werkzaamheden naar tevredenheid doen. Door het toepassen van draadloze technologie is iedereen en overal goed bereikbaar, zowel binnen als buiten kantoorlocaties. En met de nieuwe organisatie en leverancier van telefonie wordt dagelijks aan operationele kosten bespaard.